ALHAMDULILLAH...

ALHAMDULLILLAH..

Ya Allah! Engkau celikkanlah rohku

Ya Allah! Engkau celikkanlah rohku

Agar jasad lahirku patuh kepada-Mu

Hidupkanlah jiwaku agar jawariahku

Taat dan setia kepada-Mu

Tuhan!

Hidupkanlah rohku dengan mengingati-Mu

Tuhan!

Hidupkanlah jiwaku dengan rasa bertuhan

Bangunkanlah jiwaku dengan rasa kehambaan

Agar fitrahku dapat dikembalikan

kepada asal kejadian

Fitrah semula jadi sebelum dirosakkan

Dia telah kenal Tuhan

Dia telah berjanji kepatuhan dan ketaatan

Tuhan!

Janganlah Engkau biarkan rohku di dalam kebutaan

Nanti kelak dia tidak akan kenal lagi kebenaran

Janganlah Engkau tinggalkan jiwaku buta

Hingga dia tidak kenal lagi Tuhan dan kebenaran

Tuhan!

Peliharalah fitrahku

Janganlah sampai ada yang merosakkannya

Jagalah fitrahku agar ia tetap dengan sifat asalnya

Tuhan!

Rosak fitrahku

Maka rosaklah jawarihku

Rosak fitrahku, rosak pulalah syariatku

Yang paling aku takut, jangan sampai rosak

perhubunganku dengan Tuhan

Kalau berlaku, punahlah kehidupanku

dunia dan akhirat

Sia-sialah umur dan kehidupanku

Malanglah aku dan binasalah aku

Oleh itu sekali lagi harapanku kepada-Mu

Jagalah fitrah semula jadiku

Aku tidak mampu menjaganya kerana banyak ujian

Engkau sajalah yang mampu menjaganya

Wahai Tuhan!

SELAMAT HARI BAPA & SELAMAT HARI JADI

SELAMAT............

esok adalah 21 hb, adalah hari bapa seterusnya adalah hari Jadi untuk bapa saya...

CERITA TAULADAN

Nilai Kasih Ibu

Ini adalah mengenai Nilai kasih Ibu

Seorang anak mendapatkan ibunya yang sedang sibuk menyediakan makan malam di dapur lalu menghulurkan sekeping kertas yang bertulis sesuatu.

Si ibu segera mengesatkan tangan di apron menyambut kertas yang dihulurkan oleh si anak lalu membacanya.

Kos upah membantu ibu:

Tolong pergi kedai $4.00

Tolong jaga adik $4.00

Tolong buang sampah $1.00

Tolong kemas bilik $2.00

Tolong siram bunga $3.00

Tolong sapu sampah $3.00

Jumlah : $17.00


Selesai membaca, si ibu tersenyum memandang si anak sambil sesuatu berlegar-legar si mindanya. Si ibu mencapai sebatang pen dan menulis sesuatu di belakang kertas yang sama.

Kos mengandungkanmu selama 9 bulan - PERCUMA

Kos berjaga malam kerana menjagamu - PERCUMA

Kos air mata yang menitis keranamu - PERCUMA

Kos kerunsingan kerana bimbangkanmu - PERCUMA

Kos menyediakan makan minum, pakaian, dan keperluanmu - PERCUMA

Jumlah Keseluruhan Nilai Kasihku - PERCUMA


Air mata si anak berlinang setelah membaca apa yang dituliskan oleh si ibu. Si anak menatap wajah ibu,memeluknya dan berkata,"Saya Sayangkan Ibu".

Kemudian si anak mengambil pen dan menulis 'Telah Dibayar' pada muka surat yang ditulisnya.

pic ni lukis sendiri tau!!

masa aku uruskan persatuan SAINS...

budak2 dgn aktiviti mereka..

aku dengan karya aku nih..

hhaha..

huhu ~~

TUGAS, TANGGUNGJAWAB SERTA PERATURAN PENOLONG PEGAWAI TADBIR

a) Encik Razi adalah seorang Penolong Pegawai Tadbir yang dipertanggjawabkan mengawal keselamatan kunci-kunci keselamatan di jabatannya. Apakah tugas dan tanggungjawab serta peraturan-peraturan yang perlu dipatuhi oleh Encik Razi dalam menguruskan kunci-kunci tersebut.

Pengenalan

Sistem pengurusan dalam sesebuah jabatan sangat penting untuk menjamin kelancaran sesebuah organisasi. Ketua Jabatan memainkan peranan penting dan bertanggungjawab sepenuhnya mengenai keselamatan di dalam jabatannya. Setiap pegawai yang telah dilantik mempunyai bidang tugas yang tersendiri mengikut prospek tugas masing-masing. Pegawai yang telah dilantik mesti memastikan setiap tugas yang perlu dilakukannya berjalan dengan lancar tidak kira mengikut hari, minggu mahupun bulan. Salah satu bidang tugas yang wajib ada dalam sesebuah organisasi ialah bidang tugas sebagai seorang Penolong Pegawai Tadbir.

Encik Razi merupakan seorang Penolong Pegawai Tadbir di jabatannya. Sebagai seorang Penolong Pegawai Tadbir yang telah dilantik, beliau mempunyai tugas-tugas yang tersendiri bagi melancarkan sesuatu urusan. Sebagai seorang penolong pegawai tadbir di sesebuah organisasi atau jabatan seseorang itu perlulah memiliki sikap integriti yang tinggi dalam melaksanakan sebarang tugas dan tanggungjawab agar dihormati oleh semua pihak yang terlibat samada secara langsung mahupun tidak langsung. Integriti sebenarnya merangkumi sifat-sifat amanah, bersih dan cekap dalam melakukan dan melaksanakan tugas dan tanggungjawab dengan baik. Seorang Penolong Pegawai Tadbir juga perlu bijak dalam menghadapi sebarang masalah dengan penuh berhemah dan teliti agar tidak berlaku dan menjejaskan aktiviti atau perancangan di sesebuah jabatan.  Terdapat pelbagai tugas Penolong Pegawai Tadbir, antaranya ialah seperti menjaga kunci-kunci keselamatan di jabatannya serta mengawal mesin-mesin penyalin di bahagian yang menguruskan dokumen terperingkat supaya sentiasa berada dalam keadaan baik dan selamat. Oleh hal yang demikian, seorang Penolong Pegawai Tadbir yang telah dilantik hendaklah bertanggungjawab atas tugas yang telah diamanahkan kepadanya.

Tugas Seorang Penolong Pegawai Tadbir

Secara umumnya, terdapat banyak bidang tugas bagi seorang yang bergelar Penolong Pegawai Tadbir. Antaranya ialah seperti berikut ;

1)    Menjalankan tugas-tugas berhubung dengan urusan perkhidmatan , Pengurusan Pentadbiran Pejabat, Pengurusetiaan, Pengurusan Rekod, Pengurusan kewangan, Pengurusan Fail dan Penyediaan surat atau dokumen yang diperlukan.

2)    Namun skop dan bidang tugas yang dipertanggungjawabkan kepada Penolong Pegawai Tadbir yang berkhidmat di sekolah adalah pelbagai. Seorang pegawai bukan sahaja menjalankan tugasan seharian tetapi juga dikehendaki mewakili pihak pengurusan untuk memberi latihan dan menyampaikan taklimat dalam hal Perkhidmatan, Pentadbiran dan Pengurusan Kewangan kepada Penjawat-Penjawat Awam yang baru dilantik tanpa mengira gred dan jawatan.

3)    Selain itu, Penolong Pegawai Tadbir juga bertanggungjawab dalam menguruskan kunci-kunci keselamatan di sesebuah jabatannya.

Contoh carta organisasi untuk jabatan (sekolah) ada ditunjukkan di Lampiran A.

Penolong Pegawai Tadbir adalah merupakan aset terpenting untuk memastikan fungsi dan bidang tugas dapat dilaksanakan mengikut piawaian yang telah ditetapkan dengan sempurna. Mereka ini sebenarnya perlu sentiasa berada dalam keadaan peka dan responsif dalam konteks perlaksanaan tugas bagi menggerakkan dan memajukan sesebuah organisasi supaya lebih maju dan berdaya saing.

Peraturan Kunci Keselamatan

Garis Panduan dan Peraturan Kunci Keselamatan dikeluarkan adalah sebagai panduan bagi meningkatkan lagi kualiti keselamatan di sesebuah organisasi atau jabatan. Ketua Jabatan bertanggungjawab terhadap melaksanakan sistem pegawai keselamatan yang bertugas bagi menjamin tahap keselamatan termasuklah dalam menguruskan kunci-kunci keselamatan yang ada. Seperti yang sedia maklum, seorang Penolong Pegawai Tadbir telah diberi tanggungjawab dalam menguruskan kunci-kunci keselamatan. Pegawai berkenaan perlulah peka atas bidang tugas yang telah di amanahkannya.

Antara tugas dan tanggungjawab seorang Penolong Pegawai Tadbir yang dipertanggungjawab mengawal keselamatan kunci-kunci keselamatan di jabatannya adalah seperti berikut :

1)    Bertanggungjawab ke atas semua perkara berkaitan dengan kunci dan anak kunci termasuk kunci-kunci keselamatan iaitu kunci bilik fail, kunci kabinet, kunci peti besi dan sebagainya yang ada dalam simpanannya.

2)    Menyelenggarakan sebuah Buku Data kunci yang mengandungi senarai lengkap ke semua anak kunci yang digunakan serta mengemaskinikannya dan membuat audit ke atas kunci-kunci tersebut.

3)    Memastikan supaya anggota yang diamanahkan dengan kunci-kunci keselamatan bertanggungjawab sepenuhnya terhadap keselamatan kunci-kunci tersebut.

4)    Memastikan supaya anak kunci termasuk kunci-kunci pendua dilabel dan ditandakan dengan nama dan tempat di mana anak kunci itu akan digunakan. Hanya kod sahaja yang boleh digunakan untuk melabel anak kunci jika perlu.

5)    Memastikan supaya anak kunci termasuk kunci pendua di simpan di dalam peti keselamatan yang berkunci dan peti keselamatana tersebut hendaklah disimpan di dalam bilik anggota yang bertanggungjawab terhadap kunci-kunci tersebut.

6)    Buku pergerakan anak kunci hendaklah diwujudkan bagi merekodkan pergerakan anak kunci tersebut. Pergerakan kunci perlu di rekod dengan butiran seperti nama, waktu dan tandatangan anggota yang mengambil kunci tersebut.

7)    Memastikan supaya anak kunci pendua tambahan tidak sekali-kali boleh dibuat tanpa kebenaran.

8)    Memastikan supaya peti besi diselenggara dengan betul. Nombor kombinasi peti besi hendaklah ditukar setahun sekali atau apabila anggota yang mengetahui nombor kombinasi tersebut telah bertukar atau berhenti.

9)    Memastikan supaya setiap anggota yang bertukar atau berhenti menyerahkan balik kesemua anak kunci yang ada di dalam simpanannya.

10) Nombor tatakira hendaklah ditulis pada sekeping kertas dan dimasukkan ke dalam sampul surat yang dimeteri dan ditanda Rahsia Besar. Nama dan Jabatan pengguna serta tarikh kertas itu dimasukkan ke dalam sampul surat hendaklah ditulis di luar sampul surat tersebut dan dimasukkan ke dalam salinan sampul surat lagi. Nombor tatakira itu hendaklah dihantar kepada Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan untuk disimpan kecuali jika peraturan lain telah dibuat dengannya.

11) Setiap kakitangan yang bertanggungjawab memegang kunci-kunci bilik khas perlu mengetahui jenis-jenis peti keselamatan yang digunakan bagi penyimpanan barangan atau alatan dan suratan yang SULIT.

12) Kehilangan anak kunci keselamatan hendaklah dilaporkan segera kepada Pegawai Ketua Jabatan. Ketua Jabatan akan menyiasat kehilangan tersebut dan mengemukakan laporan kepada Pegawai dalam masa 24 jam.

13)  Sistem kunci induk atau kunci induk kecil boleh juga diwujudkan di Jabatan-jabatan yang tertentu.

Berikut merupakan beberapa jenis peti keselamatan yang kebiasaanya terdapat di mana-mana bahagian pengurusan di sesebuah jabatan. Antaranya ialah :

1)    Bilik kebal atau bilik kebal yang diubah suai

2)    Peti besi

3)    Kabinet keluli

4)    Almari keluli

5)    Peti yang dibuat bagi tujuan khas

6)    Peti atau beg berkunci

Terdapat beberapa kunci yang dipasang dengan nombor siri untuk tujuan keselamatan. Pegawai berkenaan yang telah diberi amanah hendaklah memastikan beberapa peraturan perlu di patuhi dalam menguruskan kunci-kunci yang mempunyai nombor keselamatan. Antaranya;

1)    Menukar nombor tiap-tiap setahun sekali atau orang mengetahui bertukar atau meninggalkan perkhidmatan atau disyaki nombornya telah dikompromi.

2)    Menulis nombor dalam sekeping kertas dan dimasukkan dalam sampul surat yang dimeteri dan ditandakan Rahsia Besar, nama dan jabatan pengguna serta tarikh kertas itu dimasukkan ke dalam sampul surat hendaklah ditulis diluar sampul surat tersebut dan dimasukkan ke dalam satu sampul surat lagi. Nombor tatakira itu hendaklah dihantar kepada KPKK untuk di simpan kecuali jika peraturan lain telah di buat.lain-lain rekod berkenaan nombor tatakira ini tidak sekali-kali boleh dibuat.

Penyimpanan Anak Kunci

a)    Pemegang anak kunci adalah sentiasa bertanggungjawab menyimpan anak kunci dengan selamat dan mengguna anak kunci tersebut dengan sepatutnya

b)    Pengawai yang didapati bersalah kerana cuai mengenai penyimpanan anak kunci boleh dikenakan tindakan tatatertib.

c)    Jika pemegang kunci tidak dapat menjalankan tugasnya, anak kunci hendaklah diambil alih oleh ketua jabatan semula.

Kehilangan Anak Kunci

Kehilangan anak kunci keselamatan hendaklah dilaporkan segera kepada Pegawai Keselamatan Jabatan atau Ketua Jabatan yang akan menyiasat dan mengemukakan laporannya kepada Pegawai Keselamatan Kerajaan dalam masa 24 jam. Pejabat atau peti keselamatan itu hendaklah dianggap sebagai tidak selamat selagi kuncinya tidak digantikan kecuali dalam keadaan yang tertentu sahaja apabila dibuktikan bahawa anak kunci yang hilang itu tidak mungkin jatuh ke tangan orang yang tidak dibenarkan. Jika anak kunci keselamatan terbukti hilang, Ketua Jabatan hendaklah menimbang sara atau tindakan tatatertib diambil atau penyiasatan di bawah Akta RahsiaRasmi 1972 patut dijalankan. Laporan kepada Balai Polis yang terdekat hendaklah dibuat sekiranya difikirkan sesuatu kesalahan jenayah telah berIaku.

Kesimpulannya, jika berlaku sebarang kehilangan anak kunci, pengawai berkenaan perlu mengambil langkah tersebut:-

1)    Perlu melapor segera kepada ketua Pengawai Jabatan (KPJ) atau ketua jabatan.

2)    Lapor kepada pegawai keselamatan kerajaan dalam tempoh 24 jam

3)    Laporan mengandungi pandangan atau tafsiran bahaya.

4)    Pejabat atau peti keselamatan itu hendaklah dianggap tidak selamat selagi kuncinya tidak digantikan kecuali dibuktikan anak yang kunci yang hilang itu tidak mungkin jatuh ketangan orang yang tidak dibenarkan.

5)    Jika anak kunci keselamatan terbukti hilang,ketua jabatan hendaklah menimbang sama ada atau tidak tindakan tatatertib diambil atau penyesiatan dibawah Akta Rahsia Rasmi 1972 patut dijalankan. Laporan kepada balai polis yang terdekat hendaklah dibuat sekiranya difikirkan sesuatu kesalahan jenayah telah berlaku.

Tannggungjawab Mengendali Kunci Keselamatan Peti Besi

1)    Setiap jabatan bertanggungjawab mempunyai peti besi yang boleh digunakan untuk menyimpan barangan berharga atau sulit.

2)    Peti besi perlu mempunyai dua kunci berasingan atau menggunakan satu kunci dan kunci berkombinasi.

3)    Setiap kunci dipegang oleh pegawai yang ditugaskan bertanggungjawab diberi kuasa cara bertulis oleh Ketua Jabatan. Pegawai-pegawai itu hendaklah dari masa ke semasa mengesahkan dan memperakui akan kunci yang dipegang dan kandungan peti besi itu.

Semakan Kandungan Peti Besi

Tugas lain yang perlu bagi pegawai-pegawai yang diamanahkan memegang kunci keselamatan ialah mesti membuat semakan secara berkala. Satu buku Daftar Kandungan dan Semakan Peti Besi perlu diwujudkan oleh ketua jabatan supaya dapat dikemaskinikan dari semasa ke semasa oleh pemegang anak kunci untuk tujuan semakan. Selain Buku Daftar dan Semakan Peti Besi itu diwujudkan, perlu juga disedikaan Buku Tunai dan Rekod,Cek-cek Kosong. Apabila semakan terhadap peti besi dilakukan, pegawai yang menyemak pula hendaklah merujuk kepada Buku Daftar itu. Setiap kali selepas semakan dilakukan oleh pegawai di jabatan, pemegang kunci bertanggungjwab untuk menyediakan senarai baru di helaian lain dalam Buku Daftar dan Semakan Peti Besi untuk tujuan kemaskini dan sebagai persediaan semakan akan datang.

Kunci Dan Peti Keselamatan Kunci

Pemilihan kunci dan kunci mangga termasuk kunci keselamatan yang bermutu terutamanya untuk pintu-pintu pejabat dalam kawasan terperingkat dan peti-peti keselamatan adalah amat mustahak. Tidak ada kunci yang tidak dapat dibuka jika masa dan keadaan mengizinkan tetapi kunci yang bermutu dapat menghalang akan melambatkan sebarang percubaan untuk membukanya. Kunci dan kunci mangga sekurang-kurangnya hendaklah daripada jenis 5 tuil yang diperbuat daripada keluli yang kuat dan tidak mudah dibuka dengan kekerasan dan dibakar. Rangka-rangka kunci juga hendaklah daripada buatan yang teguh. Rujukan kepada Pegawai Keselamatan Kerajaan hendaklah dibuat untuk  pemilihan kunci.

Peti Keselamatan

Peti keselamatan yang digunakan untuk menyimpan dokumen-dokumen dan bahan- bahan terperingkat sarna ada secara tetap dan sementara adalah terbahagi kepada enam jenis seperti berikut:

a)    bilik kebal alan bilik kebal yang diubahsuaikan.

b)    peti besi.

c)    kabinet keluli.

d)    almari keluli.

e)    peti yang dibuat bagi tujuan khas.

f)     peti dan beg berkunci.

MESIN PENYALIN / DOKUMER TERPERINGKAT

b) Mesin-mesin penyalin di bahagian yang menguruskan dokumen terperingkat juga perlu diawasi. Nyatakan peraturan-peraturan yang perlu dipatuhi.

Pengenalan

(Definisi Dokumen Terperingkat)

Definasi dokumen terperingkat ialah merupakan Dokumen atau surat rasmi yang dikelaskan kepada Rahsia, Sulit dan Terhad. Pihak kerajaan telah menyediakan peraturan-peraturan mengenai pengurusan dokumen-dokumen terperingkat. Ia wajib dipatuhi oleh semua Pegawai-Pegawai Awam. Dokumen rasmi sebenarnya terbahagi kepada dua jenis iaitu dokumen terperingkat dan dokumen tidak terperingkat. Dokumen tidak terperingkat ialah dokumen rasmi yang mengandungi maklumat rasmi tetapi tidak bertanda dengan satu peringkat keselamatan. Ia merupakan  sebagai harta kerajaan dan perlu diberikan perlindungan keselamatan secukupnya. Langkah-langkah kerajaan adalah bertujuan untuk mengawal keselamatan dan memastikan bahan-bahan tersebut yang merupakan aset kepada sesuatu jabatan dalam keadaan baik dan selamat supaya tidak terjatuh ke tangan orang atau pihak-pihak tertentu yang boleh mendatangkan ancaman dan keselamatan kepada sesebuah jabatan.

Untuk mengetahui mengenai Dokumen Terperingkat pula ialah merupakan dokumen rasmi yang mengandungi maklumat rasmi yang mesti diberi perlindungan untuk kepentingan keselamatan dan yang bertanda dengan sesuatu peringkat keselamatan. Dokumen diakaunkan ialah dokumen terperingkat yang mempunyai edaran luas yang dikehendaki untuk disimpan dalam jangka masa yang tidak ditetapkan dan atas sebab-sebab keselamatan dikehendaki diakaunkan oleh pemegangnya pada tempoh-tempoh masa yang tertentu. Dokumen–dokumen yang diakaunkan hendaklah diberi nombor-nombor siri mengikut bilangan salinan dan tidak boleh dibinasakan tanpa kebenaran pemula. Pemula adalah dikehendaki untuk menyelanggarakan senarai pembahagian dokumen tersebut dan membuat semakan  setahun sekali untuk menentukan dokumen-dokumen tersebut masih di dalam simpanan pemegang-pemegang asal  kecuali apabila pemegang itu bertukar beliau hendaklah menyerahkan dokumen tersebut kepada penggantinya.

Mesin Penyalin

1)    Ketua jabatan bertanggungjawab melantik seorang pengawai bagi mengawasi masin penyalin dan buku daftar penggunaan perlu diwujudkan supaya penggunaan mesin penyalin dapat dikawal daripada menyalinan sebarang dokumen tanpa kebenaran.

2)    Mesin penyalin juga hendaklah disimpan dalam bilik yang berkunci supaya penggunaan mesin penyalin dapat diminimakan atau digunakan tanpa dikawal.

3)    Kakitangan yang ekses perkara terperingkat sahaja boleh ditugaskan untuk membuat salinan dokumen berkenaan.

4)    Jumlah salinan yang dibuat ialah salinan yang diluluskan salinan yang rosak perlu dibinasakan.

5)    Semakan ke atas buku daftar hendaklah dibuat bagi menentukan semua salinan mengikut peraturan. Sebarang penyelewengan dan penyalahgunaan mesin penyalin hendaklah dilaporkan kepada ketua jabatan.

Kawalan Mesin Fax

1)    Dokumen terperingkat dielakkan di hantar melalui mesin fax.

2)    Letakkan di tempat yang sesuai seperti bilik pembantu khas atau bilik khas berkunci.

3)    Kakitangan yang di benarkan sahaja menggunakan mesin fax

4)    Tujuan peraturan.

5)    Menentukan jenis dokumen yang boleh dan tidak boleh dihantar 

6)    Menerangkan peraturan yang perlu diikuti semasa menghantar dan menerima dokumen.

7)    Mempastikan penggunaan mesin faksimili lebih teratur dan berkesan

Penempatan Dan Kawalan

1)    Tempat yang sesuai iaitu bilik pembantu khas kepada Ketua Jabatan dan mestilah berkunci.

2)    Pegawai atau staf yang dibenarkan sahaja mengendalikan urusan melalui mesin fax.

3)      Semakan ke atas buku daftar hendaklah dibuat bagi menentukan semua salinan adalah mengikut peraturan. Sebarang penyelewengan dan penyalahgunaan mesin penyalin hendaklah dilaporkankepada Ketua Jabatan.

Keperluan Kawalan

Memberikan perlindungan terhadap dokumen Terperingkat daripada:

1)    Dapat diketahui atau dilihat oleh orang-orang yang tidak berhak mengetahui.

2)    Kebocoran maklumat, kecurian dan kebakaran.

Keselamatan Dokumen

1)    Kawalan ke atas dokumen rahsia rasmi dan dokumen rasmi daripada pendedahan tanpa kebenaran.

2)    Dokumen teperingkat ialah dokumen rasmi yang mengandungi maklumat yang mesti diberi perlindungan keselamatan

Pengurusan Dokumen Terperingkat

Bagi memulakan pengurusan Dokumen Terperingkat, perlulah bermula dengan sistem pendaftaran rahsia atau sulit. Sistem ini wujud bertujuan bagi menerima, memproses, menyimpan dan menghantar dokumen terperingkat supaya dapat diuruskan secara berasingan daripada Dokumen Tidak Terperingkat. Pengurusan ini diselia oleh penjawat awam yang berjawatan tetap, iaitu dikenali sebagai pendaftar rahsia.

Antara tugas dan tangunggjawab Pendaftar Rahsia adalah ;

1)    Menyimpan satu rekod yang peringkat tidak rendah daripada sulit.

2)    Menerima dan memproses dokumen terperingkat dan mengedar kepada pegawai.

3)    Menghantar dokumen terperingkat dengan selamat dan diterima.

4)    Menyelenggara satu sistem pergerakan fail terperingkat dan membuat audit fail secara berkala.

5)    Bertanggungjawab sepenuhnya kepada Ketua Jabatan tentang keselamatan Pendaftaran Rahsia termasuk penyimpanan.

Peringkat Keselamatan terbahagi kepada 4 iaitu :

1)    Rahsia Besar

2)    Rahsia

3)    Sulit

4)    Terhad

Rahsia Besar merupakan  maklumat rasmi dan bahan rasmi yang jika didedahkan tanpa kebenaran akan menyebabkan kerosakan yang amat besar kepada Malaysia, hendaklah diperingkatkan RahsiaBesar. Contohnya:

      I.        Kertas Jemaah Menteri.

    II.        Perancangan Gerakan & Penempatan barisan tentera.

   III.        Surat menyurat dengan Negara asing berhubung Perdagangan & pertahanan yang penting.

Rahsia ialah dokumen rasmi, maklumat rasmi dan bahan rasmi yang jika didedahkan tanpa kebenaranakan membahayakan keselamatan negara, menyebabkan kerosakan besar kepada kepentingandan martabat Malaysia atau memberi keuntungan besar kepada sesebuah kuasa asinghendaklah diperingkatkan Rahsia.

Contohnya:

      I.        Arahan penting untuk perwakilan Malaysia dengan Negara asing

    II.        Maklumat penting pemasangan angkatan tentera.

   III.        Maklumat penting aktiviti subversive dan kegiatannya.

Sulit merupakan Dokumen rasmi, maklumat rasmi dan bahan rasmi, yang jika didedahkan tanpa kebenaran walaupun tidak membahayakan keselamatan negara tetapi memudaratkan kepentingan atau martabat Malaysia atau kegiatan Kerajaan atau orang perseorangan atau akan menyebabkan keadaan memalukan atau kesusahan kepada pentadbiran atau akan menguntungkan sesebuah kuasa asing hendaklah diperingkatkan Sulit. Contohnya adalah seperti :

      I.        A)Laporan perisikan biasa

    II.        B) Maklumat yang member faedah kewangan jika terdedah sebelum masa.

Terhad ialah Dokumen rasmi, maklumat rasmi dan bahan rasmi selain daripada yang diperingkatkan Rahsia Besar,Rahsia atau Sulit tetapi berkehendakan juga diberi satu tahap perIindungan keselamatan hendaklah diperingkatkan Terhad. Persendirian dalam hal-hal yang terkecuali apabila didapati mustahak di atas sebab-sebab keselamatan untuk menghadkan pengetahuan perkara terperingkat kepada orang atau orang-orang perseorangan maka mungkin perIu ditambah tanda Persendirian kepada salah satu daripada peringkat-peringkat keselamatan. Contoh dokumen yang diperingkatkan Terhad ialah seperti buku-buku Jabatan bagi maksud arahan, perintah-perintah dan arahan-arahan biasa Jabatan dan dokumen-dokumen mengenai bekalan barang-barang dan alat-alat kelengkapan biasa tentera dan polis. Penyimpanan dokumen yang diperingkatkan terhad juga sama seperti dokumen yang diperingkatkan Sulit iaitu di dalam kabinet keluli atau almari keluli dan untuk disimpanan sementara dalam lain-lain peti yang berkunci seperti yang dibenarkan oleh Pegawai Keselamatan Jabatan. Kulit Fail Terhad ialah berwarna putih. Dokumen–dokumen yang sudah diperingkatkan ini hendaklah ditanda dengan peringkat keselamatan yang kekal dan teguh terjilid dengan huruf cerai atau dicap huruf besar disebelah luar kulit hadapan dan belakang, dimuka tajuk, dimuka surat pertama. Nombor rujukan fail hendaklah ditulis disebelah luar kulit hadapan dan tajuknya dicatatkan di sebelah dalam kulit hadapan. Hanya tajuk bagi fail yang diperingkatkan Terhad sahaja boleh dicatatkan disebelah luar kulit hadapan.

Penghantaran Dokumen Terperingkat

Sistem Satu Lapis Sampul Surat

1)    Dihantar melalui peti berkunci. Sampul ditanda keselamatan dan di  metri.

Sampul Dua Lapis Sampul Surat.

1)    Di hantar menggunakan sampul surat lain dan di gam.

2)    Sampul surat disebelah dalamdi tanda peringkat keselamatan dan di metri.

Pengurusan Membawa Dokumen Terperingkat Keluar.

1)    Tidak dibenarkan di bawa keluar kecuali untuk urusan rasmi dalam waktu pejabat.

2)    Tidak boleh dibawa balik ke rumah kecuali atas sebab yang tidak boleh dielakkan dengan mendapat kebenaran bertulis dari ketua setiausaha atau setiausaha kerajaan negeri.

Pemusnahan Dokumen Terperingkat.

1)    Tidak boleh dimusnahkan melainkan mengikut arahan kerajaan.

2)    Hendaklah dirujuk kepada Pengawai Keselamatan Kerajaan dan Ketua Pengarah Arkib Negara.

3)    Dokumen terperingkat hendaklah dikoyak secara kecil-kecilan dan dibakar. Abunya hendaklah dihancurkan sehingga tidak dikenali.

4)    Satu sijil pemusnahan hendaklah dihantar kepada Kuasa Pemula Dokumen tersebut.

5)    Sekiranya Kuasa Pemula tidak wujud lagi, hendaklah dirujuk kepada PengawaiKeselamatan Kerajaan sebelum dokumen dimusnahkan.

Pengurusan Sekiranya Berlaku Kehilangan Dokumen Terperingkat.

1)    Jabatan yang terlibat mestilah mencari dengan segera.

2)    Jabatan hendaklah melaporkan kepada PKJ atau ketua jabatan.

3)    Siasatan hendaklah dilakukan dan laporan taksiran bahaya terhadap keselamatan kepada PKK didalam masa 24 jam.

4)    Perlu dimaklumkan segera kepada Pemula Dokumen.

5)    Ketua Jabatan perlu mempertimbangkan tindakan tatatertib perlu dilakukan atau tidak.

6)    Jika tedapat unsur jenayah, ketua jabatan hendaklah melaporkan kepada balai polis yang berdekatan.

Rahsia Rasmi

Rahsia Rasmi merupakan apa-apa suratan yang dinyatakan dalam jadual dan apa-apa maklumat dan bahan berhubungan dengannya dan termasuklah apa-apa suratan rasmi,malumat dan bahan lain sebagaimana yang boleh dikelaskan sebagai Rahsia Besar, Rahsia, Sulit, Terhad, mengikut mana yang berkenaan, oleh seorang menteri, Menteri Besar, atau Ketua Menteri sesuatu negeri atau mana-mana pengawai awam yang dilantik di bawah seksyen 2B.SEKSYEN 2 AKTA RAHSIA RASMI 1972 KESALAHAN DALAM MEMBOCOR KAN RAHSIA JABATAN.

SEKSYEN 17A PEMBELAAN SEDIA ADA KEPADA PENGAWAI AWAM.

Mana mana orang yang dituduh dengan apa-apa kesalahan dibawah akta ini tidaklahboleh disabitkan jika dia membuktikan yang dia melakukan mana-mana perkara itudalam menjalankan tugas rasminya atau dengan kuasa sepatutnya.

SEKSYEN 8 (2) (BARU) PENALTI

Jika seseorang menerima atau memberi sesuatu rahsia rasmi dan kesalahan dengan aktaini, maka kesalahannnya boleh dihukum dengan penjara selama tempoh tidak kurangdaripada satu tahun tetapi tidak melebihi dari tujuh tahun.