2013/01/21

MESIN PENYALIN / DOKUMER TERPERINGKAT


b) Mesin-mesin penyalin di bahagian yang menguruskan dokumen terperingkat juga perlu diawasi. Nyatakan peraturan-peraturan yang perlu dipatuhi.

Pengenalan
(Definisi Dokumen Terperingkat)
Definasi dokumen terperingkat ialah merupakan Dokumen atau surat rasmi yang dikelaskan kepada Rahsia, Sulit dan Terhad. Pihak kerajaan telah menyediakan peraturan-peraturan mengenai pengurusan dokumen-dokumen terperingkat. Ia wajib dipatuhi oleh semua Pegawai-Pegawai Awam. Dokumen rasmi sebenarnya terbahagi kepada dua jenis iaitu dokumen terperingkat dan dokumen tidak terperingkat. Dokumen tidak terperingkat ialah dokumen rasmi yang mengandungi maklumat rasmi tetapi tidak bertanda dengan satu peringkat keselamatan. Ia merupakan  sebagai harta kerajaan dan perlu diberikan perlindungan keselamatan secukupnya. Langkah-langkah kerajaan adalah bertujuan untuk mengawal keselamatan dan memastikan bahan-bahan tersebut yang merupakan aset kepada sesuatu jabatan dalam keadaan baik dan selamat supaya tidak terjatuh ke tangan orang atau pihak-pihak tertentu yang boleh mendatangkan ancaman dan keselamatan kepada sesebuah jabatan.
Untuk mengetahui mengenai Dokumen Terperingkat pula ialah merupakan dokumen rasmi yang mengandungi maklumat rasmi yang mesti diberi perlindungan untuk kepentingan keselamatan dan yang bertanda dengan sesuatu peringkat keselamatan. Dokumen diakaunkan ialah dokumen terperingkat yang mempunyai edaran luas yang dikehendaki untuk disimpan dalam jangka masa yang tidak ditetapkan dan atas sebab-sebab keselamatan dikehendaki diakaunkan oleh pemegangnya pada tempoh-tempoh masa yang tertentu. Dokumen–dokumen yang diakaunkan hendaklah diberi nombor-nombor siri mengikut bilangan salinan dan tidak boleh dibinasakan tanpa kebenaran pemula. Pemula adalah dikehendaki untuk menyelanggarakan senarai pembahagian dokumen tersebut dan membuat semakan  setahun sekali untuk menentukan dokumen-dokumen tersebut masih di dalam simpanan pemegang-pemegang asal  kecuali apabila pemegang itu bertukar beliau hendaklah menyerahkan dokumen tersebut kepada penggantinya.
Mesin Penyalin
1)    Ketua jabatan bertanggungjawab melantik seorang pengawai bagi mengawasi masin penyalin dan buku daftar penggunaan perlu diwujudkan supaya penggunaan mesin penyalin dapat dikawal daripada menyalinan sebarang dokumen tanpa kebenaran.
2)    Mesin penyalin juga hendaklah disimpan dalam bilik yang berkunci supaya penggunaan mesin penyalin dapat diminimakan atau digunakan tanpa dikawal.
3)    Kakitangan yang ekses perkara terperingkat sahaja boleh ditugaskan untuk membuat salinan dokumen berkenaan.
4)    Jumlah salinan yang dibuat ialah salinan yang diluluskan salinan yang rosak perlu dibinasakan.
5)    Semakan ke atas buku daftar hendaklah dibuat bagi menentukan semua salinan mengikut peraturan. Sebarang penyelewengan dan penyalahgunaan mesin penyalin hendaklah dilaporkan kepada ketua jabatan.

Kawalan Mesin Fax
1)    Dokumen terperingkat dielakkan di hantar melalui mesin fax.
2)    Letakkan di tempat yang sesuai seperti bilik pembantu khas atau bilik khas berkunci.
3)    Kakitangan yang di benarkan sahaja menggunakan mesin fax
4)    Tujuan peraturan.
5)    Menentukan jenis dokumen yang boleh dan tidak boleh dihantar 
6)    Menerangkan peraturan yang perlu diikuti semasa menghantar dan menerima dokumen.
7)    Mempastikan penggunaan mesin faksimili lebih teratur dan berkesan

Penempatan Dan Kawalan
1)    Tempat yang sesuai iaitu bilik pembantu khas kepada Ketua Jabatan dan mestilah berkunci.
2)    Pegawai atau staf yang dibenarkan sahaja mengendalikan urusan melalui mesin fax.
3)      Semakan ke atas buku daftar hendaklah dibuat bagi menentukan semua salinan adalah mengikut peraturan. Sebarang penyelewengan dan penyalahgunaan mesin penyalin hendaklah dilaporkankepada Ketua Jabatan.




Keperluan Kawalan
Memberikan perlindungan terhadap dokumen Terperingkat daripada:
1)    Dapat diketahui atau dilihat oleh orang-orang yang tidak berhak mengetahui.
2)    Kebocoran maklumat, kecurian dan kebakaran.

Keselamatan Dokumen
1)    Kawalan ke atas dokumen rahsia rasmi dan dokumen rasmi daripada pendedahan tanpa kebenaran.
2)    Dokumen teperingkat ialah dokumen rasmi yang mengandungi maklumat yang mesti diberi perlindungan keselamatan

Pengurusan Dokumen Terperingkat
Bagi memulakan pengurusan Dokumen Terperingkat, perlulah bermula dengan sistem pendaftaran rahsia atau sulit. Sistem ini wujud bertujuan bagi menerima, memproses, menyimpan dan menghantar dokumen terperingkat supaya dapat diuruskan secara berasingan daripada Dokumen Tidak Terperingkat. Pengurusan ini diselia oleh penjawat awam yang berjawatan tetap, iaitu dikenali sebagai pendaftar rahsia.
Antara tugas dan tangunggjawab Pendaftar Rahsia adalah ;
1)    Menyimpan satu rekod yang peringkat tidak rendah daripada sulit.
2)    Menerima dan memproses dokumen terperingkat dan mengedar kepada pegawai.
3)    Menghantar dokumen terperingkat dengan selamat dan diterima.
4)    Menyelenggara satu sistem pergerakan fail terperingkat dan membuat audit fail secara berkala.
5)    Bertanggungjawab sepenuhnya kepada Ketua Jabatan tentang keselamatan Pendaftaran Rahsia termasuk penyimpanan.

Peringkat Keselamatan terbahagi kepada 4 iaitu :
1)    Rahsia Besar
2)    Rahsia
3)    Sulit
4)    Terhad

Rahsia Besar merupakan  maklumat rasmi dan bahan rasmi yang jika didedahkan tanpa kebenaran akan menyebabkan kerosakan yang amat besar kepada Malaysia, hendaklah diperingkatkan RahsiaBesar. Contohnya:
      I.        Kertas Jemaah Menteri.
    II.        Perancangan Gerakan & Penempatan barisan tentera.
   III.        Surat menyurat dengan Negara asing berhubung Perdagangan & pertahanan yang penting.
Rahsia ialah dokumen rasmi, maklumat rasmi dan bahan rasmi yang jika didedahkan tanpa kebenaranakan membahayakan keselamatan negara, menyebabkan kerosakan besar kepada kepentingandan martabat Malaysia atau memberi keuntungan besar kepada sesebuah kuasa asinghendaklah diperingkatkan Rahsia.

Contohnya:
      I.        Arahan penting untuk perwakilan Malaysia dengan Negara asing
    II.        Maklumat penting pemasangan angkatan tentera.
   III.        Maklumat penting aktiviti subversive dan kegiatannya.
Sulit merupakan Dokumen rasmi, maklumat rasmi dan bahan rasmi, yang jika didedahkan tanpa kebenaran walaupun tidak membahayakan keselamatan negara tetapi memudaratkan kepentingan atau martabat Malaysia atau kegiatan Kerajaan atau orang perseorangan atau akan menyebabkan keadaan memalukan atau kesusahan kepada pentadbiran atau akan menguntungkan sesebuah kuasa asing hendaklah diperingkatkan Sulit. Contohnya adalah seperti :
      I.        A)Laporan perisikan biasa
    II.        B) Maklumat yang member faedah kewangan jika terdedah sebelum masa.

Terhad ialah Dokumen rasmi, maklumat rasmi dan bahan rasmi selain daripada yang diperingkatkan Rahsia Besar,Rahsia atau Sulit tetapi berkehendakan juga diberi satu tahap perIindungan keselamatan hendaklah diperingkatkan Terhad. Persendirian dalam hal-hal yang terkecuali apabila didapati mustahak di atas sebab-sebab keselamatan untuk menghadkan pengetahuan perkara terperingkat kepada orang atau orang-orang perseorangan maka mungkin perIu ditambah tanda Persendirian kepada salah satu daripada peringkat-peringkat keselamatan. Contoh dokumen yang diperingkatkan Terhad ialah seperti buku-buku Jabatan bagi maksud arahan, perintah-perintah dan arahan-arahan biasa Jabatan dan dokumen-dokumen mengenai bekalan barang-barang dan alat-alat kelengkapan biasa tentera dan polis. Penyimpanan dokumen yang diperingkatkan terhad juga sama seperti dokumen yang diperingkatkan Sulit iaitu di dalam kabinet keluli atau almari keluli dan untuk disimpanan sementara dalam lain-lain peti yang berkunci seperti yang dibenarkan oleh Pegawai Keselamatan Jabatan. Kulit Fail Terhad ialah berwarna putih. Dokumen–dokumen yang sudah diperingkatkan ini hendaklah ditanda dengan peringkat keselamatan yang kekal dan teguh terjilid dengan huruf cerai atau dicap huruf besar disebelah luar kulit hadapan dan belakang, dimuka tajuk, dimuka surat pertama. Nombor rujukan fail hendaklah ditulis disebelah luar kulit hadapan dan tajuknya dicatatkan di sebelah dalam kulit hadapan. Hanya tajuk bagi fail yang diperingkatkan Terhad sahaja boleh dicatatkan disebelah luar kulit hadapan.

Penghantaran Dokumen Terperingkat
Sistem Satu Lapis Sampul Surat
1)    Dihantar melalui peti berkunci. Sampul ditanda keselamatan dan di  metri.

Sampul Dua Lapis Sampul Surat.
1)    Di hantar menggunakan sampul surat lain dan di gam.
2)    Sampul surat disebelah dalamdi tanda peringkat keselamatan dan di metri.

Pengurusan Membawa Dokumen Terperingkat Keluar.
1)    Tidak dibenarkan di bawa keluar kecuali untuk urusan rasmi dalam waktu pejabat.
2)    Tidak boleh dibawa balik ke rumah kecuali atas sebab yang tidak boleh dielakkan dengan mendapat kebenaran bertulis dari ketua setiausaha atau setiausaha kerajaan negeri.

Pemusnahan Dokumen Terperingkat.
1)    Tidak boleh dimusnahkan melainkan mengikut arahan kerajaan.
2)    Hendaklah dirujuk kepada Pengawai Keselamatan Kerajaan dan Ketua Pengarah Arkib Negara.
3)    Dokumen terperingkat hendaklah dikoyak secara kecil-kecilan dan dibakar. Abunya hendaklah dihancurkan sehingga tidak dikenali.
4)    Satu sijil pemusnahan hendaklah dihantar kepada Kuasa Pemula Dokumen tersebut.
5)    Sekiranya Kuasa Pemula tidak wujud lagi, hendaklah dirujuk kepada PengawaiKeselamatan Kerajaan sebelum dokumen dimusnahkan.

Pengurusan Sekiranya Berlaku Kehilangan Dokumen Terperingkat.
1)    Jabatan yang terlibat mestilah mencari dengan segera.
2)    Jabatan hendaklah melaporkan kepada PKJ atau ketua jabatan.
3)    Siasatan hendaklah dilakukan dan laporan taksiran bahaya terhadap keselamatan kepada PKK didalam masa 24 jam.
4)    Perlu dimaklumkan segera kepada Pemula Dokumen.
5)    Ketua Jabatan perlu mempertimbangkan tindakan tatatertib perlu dilakukan atau tidak.
6)    Jika tedapat unsur jenayah, ketua jabatan hendaklah melaporkan kepada balai polis yang berdekatan.
Rahsia Rasmi
Rahsia Rasmi merupakan apa-apa suratan yang dinyatakan dalam jadual dan apa-apa maklumat dan bahan berhubungan dengannya dan termasuklah apa-apa suratan rasmi,malumat dan bahan lain sebagaimana yang boleh dikelaskan sebagai Rahsia Besar, Rahsia, Sulit, Terhad, mengikut mana yang berkenaan, oleh seorang menteri, Menteri Besar, atau Ketua Menteri sesuatu negeri atau mana-mana pengawai awam yang dilantik di bawah seksyen 2B.SEKSYEN 2 AKTA RAHSIA RASMI 1972 KESALAHAN DALAM MEMBOCOR KAN RAHSIA JABATAN.

SEKSYEN 17A PEMBELAAN SEDIA ADA KEPADA PENGAWAI AWAM.
Mana mana orang yang dituduh dengan apa-apa kesalahan dibawah akta ini tidaklahboleh disabitkan jika dia membuktikan yang dia melakukan mana-mana perkara itudalam menjalankan tugas rasminya atau dengan kuasa sepatutnya.

SEKSYEN 8 (2) (BARU) PENALTI
Jika seseorang menerima atau memberi sesuatu rahsia rasmi dan kesalahan dengan aktaini, maka kesalahannnya boleh dihukum dengan penjara selama tempoh tidak kurangdaripada satu tahun tetapi tidak melebihi dari tujuh tahun.

Tiada ulasan:

Catat Ulasan