b) Mesin-mesin penyalin di bahagian yang
menguruskan dokumen terperingkat juga perlu diawasi. Nyatakan
peraturan-peraturan yang perlu dipatuhi.
Pengenalan
(Definisi Dokumen Terperingkat)
Definasi
dokumen terperingkat ialah merupakan Dokumen atau surat rasmi yang dikelaskan
kepada Rahsia, Sulit dan Terhad. Pihak kerajaan telah menyediakan
peraturan-peraturan mengenai pengurusan dokumen-dokumen terperingkat. Ia wajib
dipatuhi oleh semua Pegawai-Pegawai Awam. Dokumen rasmi sebenarnya terbahagi
kepada dua jenis iaitu dokumen terperingkat dan dokumen tidak terperingkat.
Dokumen tidak terperingkat ialah dokumen rasmi yang mengandungi maklumat rasmi
tetapi tidak bertanda dengan satu peringkat keselamatan. Ia merupakan sebagai harta kerajaan dan perlu diberikan
perlindungan keselamatan secukupnya. Langkah-langkah kerajaan adalah bertujuan
untuk mengawal keselamatan dan memastikan bahan-bahan tersebut yang merupakan
aset kepada sesuatu jabatan dalam keadaan baik dan selamat supaya tidak
terjatuh ke tangan orang atau pihak-pihak tertentu yang boleh mendatangkan
ancaman dan keselamatan kepada sesebuah jabatan.
Untuk
mengetahui mengenai Dokumen Terperingkat pula ialah merupakan dokumen
rasmi yang mengandungi maklumat rasmi yang mesti diberi perlindungan untuk
kepentingan keselamatan dan yang bertanda dengan sesuatu peringkat keselamatan. Dokumen diakaunkan ialah dokumen
terperingkat yang mempunyai edaran luas yang dikehendaki untuk disimpan dalam
jangka masa yang tidak ditetapkan dan atas sebab-sebab keselamatan dikehendaki
diakaunkan oleh pemegangnya pada tempoh-tempoh masa yang tertentu.
Dokumen–dokumen yang diakaunkan hendaklah diberi nombor-nombor siri mengikut
bilangan salinan dan tidak boleh dibinasakan tanpa kebenaran pemula. Pemula
adalah dikehendaki untuk menyelanggarakan senarai pembahagian dokumen tersebut
dan membuat semakan setahun sekali untuk
menentukan dokumen-dokumen tersebut masih di dalam simpanan pemegang-pemegang
asal kecuali apabila pemegang itu
bertukar beliau hendaklah menyerahkan dokumen tersebut kepada penggantinya.
Mesin Penyalin
1) Ketua jabatan bertanggungjawab
melantik seorang pengawai bagi mengawasi masin penyalin dan buku daftar
penggunaan perlu diwujudkan supaya penggunaan mesin penyalin dapat dikawal
daripada menyalinan sebarang dokumen tanpa kebenaran.
2) Mesin penyalin juga hendaklah
disimpan dalam bilik yang berkunci supaya penggunaan mesin penyalin dapat
diminimakan atau digunakan tanpa dikawal.
3) Kakitangan yang ekses perkara
terperingkat sahaja boleh ditugaskan untuk membuat salinan dokumen berkenaan.
4) Jumlah salinan yang dibuat ialah
salinan yang diluluskan salinan yang rosak perlu dibinasakan.
5) Semakan ke atas buku daftar
hendaklah dibuat bagi menentukan semua salinan mengikut peraturan.
Sebarang penyelewengan dan penyalahgunaan mesin penyalin hendaklah dilaporkan
kepada ketua jabatan.
Kawalan Mesin Fax
1) Dokumen terperingkat dielakkan di
hantar melalui mesin fax.
2) Letakkan di tempat yang sesuai
seperti bilik pembantu khas atau bilik khas berkunci.
3) Kakitangan yang di benarkan sahaja
menggunakan mesin fax
4) Tujuan peraturan.
5) Menentukan jenis dokumen yang boleh
dan tidak boleh dihantar
6) Menerangkan peraturan yang perlu
diikuti semasa menghantar dan menerima dokumen.
7) Mempastikan penggunaan mesin
faksimili lebih teratur dan berkesan
Penempatan Dan Kawalan
1)
Tempat
yang sesuai iaitu bilik pembantu khas kepada Ketua Jabatan dan mestilah berkunci.
2) Pegawai atau staf yang dibenarkan
sahaja mengendalikan urusan melalui mesin fax.
3)
Semakan
ke atas buku daftar hendaklah dibuat bagi menentukan semua salinan adalah
mengikut peraturan. Sebarang penyelewengan dan penyalahgunaan mesin
penyalin hendaklah dilaporkankepada Ketua Jabatan.
Keperluan Kawalan
Memberikan
perlindungan terhadap dokumen Terperingkat daripada:
1)
Dapat
diketahui atau dilihat oleh orang-orang yang tidak berhak mengetahui.
2)
Kebocoran
maklumat, kecurian dan kebakaran.
Keselamatan Dokumen
1) Kawalan ke atas dokumen rahsia rasmi
dan dokumen rasmi daripada pendedahan tanpa kebenaran.
2) Dokumen teperingkat ialah dokumen
rasmi yang mengandungi maklumat yang mesti diberi perlindungan keselamatan
Pengurusan Dokumen Terperingkat
Bagi
memulakan pengurusan Dokumen Terperingkat, perlulah bermula dengan sistem
pendaftaran rahsia atau sulit. Sistem ini wujud bertujuan bagi menerima,
memproses, menyimpan dan menghantar dokumen terperingkat supaya dapat diuruskan
secara berasingan daripada Dokumen Tidak Terperingkat. Pengurusan ini diselia
oleh penjawat awam yang berjawatan tetap, iaitu dikenali sebagai pendaftar
rahsia.
Antara
tugas dan tangunggjawab Pendaftar Rahsia adalah ;
1)
Menyimpan satu rekod yang peringkat tidak rendah
daripada sulit.
2)
Menerima dan memproses dokumen terperingkat dan
mengedar kepada pegawai.
3)
Menghantar dokumen terperingkat dengan selamat dan
diterima.
4)
Menyelenggara satu sistem pergerakan fail
terperingkat dan membuat audit fail secara berkala.
5)
Bertanggungjawab sepenuhnya kepada Ketua Jabatan
tentang keselamatan Pendaftaran Rahsia termasuk penyimpanan.
Peringkat
Keselamatan terbahagi kepada 4 iaitu :
1)
Rahsia Besar
2)
Rahsia
3)
Sulit
4)
Terhad
Rahsia
Besar merupakan maklumat rasmi dan
bahan rasmi yang jika didedahkan tanpa kebenaran akan menyebabkan kerosakan
yang amat besar kepada Malaysia, hendaklah diperingkatkan RahsiaBesar.
Contohnya:
I.
Kertas Jemaah Menteri.
II.
Perancangan Gerakan & Penempatan barisan
tentera.
III.
Surat menyurat dengan Negara asing berhubung
Perdagangan & pertahanan yang penting.
Rahsia
ialah dokumen rasmi, maklumat rasmi dan bahan rasmi yang jika didedahkan tanpa
kebenaranakan membahayakan keselamatan negara, menyebabkan kerosakan besar
kepada kepentingandan martabat Malaysia atau memberi keuntungan besar kepada
sesebuah kuasa asinghendaklah diperingkatkan Rahsia.
Contohnya:
I.
Arahan penting untuk perwakilan Malaysia dengan
Negara asing
II.
Maklumat penting pemasangan angkatan tentera.
III.
Maklumat penting aktiviti subversive dan
kegiatannya.
Sulit merupakan Dokumen rasmi, maklumat
rasmi dan bahan rasmi, yang jika didedahkan tanpa kebenaran walaupun tidak membahayakan
keselamatan negara tetapi memudaratkan kepentingan atau martabat Malaysia atau
kegiatan Kerajaan atau orang perseorangan atau akan menyebabkan keadaan
memalukan atau kesusahan kepada pentadbiran atau akan menguntungkan sesebuah
kuasa asing hendaklah diperingkatkan Sulit. Contohnya adalah seperti :
I.
A)Laporan
perisikan biasa
II.
B)
Maklumat yang member faedah kewangan jika terdedah sebelum masa.
Terhad ialah Dokumen rasmi, maklumat rasmi dan
bahan rasmi selain daripada yang diperingkatkan Rahsia Besar,Rahsia atau Sulit
tetapi berkehendakan juga diberi satu tahap perIindungan keselamatan hendaklah
diperingkatkan Terhad. Persendirian dalam hal-hal yang terkecuali apabila
didapati mustahak di atas sebab-sebab keselamatan untuk menghadkan pengetahuan perkara
terperingkat kepada orang atau orang-orang perseorangan maka mungkin perIu
ditambah tanda Persendirian kepada salah satu daripada peringkat-peringkat
keselamatan. Contoh
dokumen yang diperingkatkan Terhad ialah seperti buku-buku Jabatan bagi maksud
arahan, perintah-perintah dan arahan-arahan biasa Jabatan dan dokumen-dokumen
mengenai bekalan barang-barang dan alat-alat kelengkapan biasa tentera dan
polis. Penyimpanan dokumen yang diperingkatkan terhad juga sama seperti dokumen
yang diperingkatkan Sulit iaitu di dalam kabinet keluli atau almari keluli dan
untuk disimpanan sementara dalam lain-lain peti yang berkunci seperti yang
dibenarkan oleh Pegawai Keselamatan Jabatan. Kulit Fail Terhad ialah berwarna
putih. Dokumen–dokumen yang sudah diperingkatkan ini hendaklah ditanda dengan
peringkat keselamatan yang kekal dan teguh terjilid dengan huruf cerai atau
dicap huruf besar disebelah luar kulit hadapan dan belakang, dimuka tajuk,
dimuka surat pertama. Nombor rujukan fail hendaklah ditulis disebelah luar
kulit hadapan dan tajuknya dicatatkan di sebelah dalam kulit hadapan. Hanya
tajuk bagi fail yang diperingkatkan Terhad sahaja boleh dicatatkan disebelah
luar kulit hadapan.
Penghantaran Dokumen Terperingkat
Sistem
Satu Lapis Sampul Surat
1)
Dihantar
melalui peti berkunci. Sampul ditanda keselamatan dan di metri.
Sampul
Dua Lapis Sampul Surat.
1)
Di
hantar menggunakan sampul surat lain dan di gam.
2)
Sampul
surat disebelah dalamdi tanda peringkat keselamatan dan di metri.
Pengurusan
Membawa Dokumen Terperingkat Keluar.
1)
Tidak
dibenarkan di bawa keluar kecuali untuk urusan rasmi dalam waktu pejabat.
2)
Tidak
boleh dibawa balik ke rumah kecuali atas sebab yang tidak boleh dielakkan
dengan mendapat kebenaran bertulis dari ketua setiausaha atau setiausaha
kerajaan negeri.
Pemusnahan Dokumen Terperingkat.
1) Tidak boleh dimusnahkan melainkan
mengikut arahan kerajaan.
2) Hendaklah dirujuk kepada Pengawai
Keselamatan Kerajaan dan Ketua Pengarah Arkib Negara.
3) Dokumen terperingkat hendaklah
dikoyak secara kecil-kecilan dan dibakar. Abunya hendaklah dihancurkan sehingga
tidak dikenali.
4) Satu sijil pemusnahan hendaklah
dihantar kepada Kuasa Pemula Dokumen tersebut.
5) Sekiranya Kuasa Pemula tidak wujud
lagi, hendaklah dirujuk kepada PengawaiKeselamatan Kerajaan sebelum dokumen
dimusnahkan.
Pengurusan Sekiranya Berlaku
Kehilangan Dokumen Terperingkat.
1)
Jabatan
yang terlibat mestilah mencari dengan segera.
2)
Jabatan
hendaklah melaporkan kepada PKJ atau ketua jabatan.
3)
Siasatan
hendaklah dilakukan dan laporan taksiran bahaya terhadap keselamatan kepada PKK
didalam masa 24 jam.
4)
Perlu
dimaklumkan segera kepada Pemula Dokumen.
5)
Ketua
Jabatan perlu mempertimbangkan tindakan tatatertib perlu dilakukan atau tidak.
6)
Jika
tedapat unsur jenayah, ketua jabatan hendaklah melaporkan kepada balai polis
yang berdekatan.
Rahsia Rasmi
Rahsia
Rasmi merupakan apa-apa suratan yang dinyatakan dalam jadual dan apa-apa
maklumat dan bahan berhubungan dengannya dan termasuklah apa-apa suratan
rasmi,malumat dan bahan lain sebagaimana yang boleh dikelaskan sebagai Rahsia
Besar, Rahsia, Sulit, Terhad, mengikut mana yang berkenaan, oleh seorang
menteri, Menteri Besar, atau Ketua Menteri sesuatu negeri atau mana-mana
pengawai awam yang dilantik di bawah seksyen 2B.SEKSYEN 2 AKTA RAHSIA RASMI 1972
KESALAHAN DALAM MEMBOCOR KAN RAHSIA JABATAN.
SEKSYEN
17A PEMBELAAN SEDIA ADA KEPADA PENGAWAI AWAM.
Mana
mana orang yang dituduh dengan apa-apa kesalahan dibawah akta ini tidaklahboleh
disabitkan jika dia membuktikan yang dia melakukan mana-mana perkara itudalam
menjalankan tugas rasminya atau dengan kuasa sepatutnya.
SEKSYEN
8 (2) (BARU) PENALTI
Jika
seseorang menerima atau memberi sesuatu rahsia rasmi dan kesalahan dengan
aktaini, maka kesalahannnya boleh dihukum dengan penjara selama tempoh tidak kurangdaripada
satu tahun tetapi tidak melebihi dari tujuh tahun.
Tiada ulasan:
Catat Ulasan