TUGAS, TANGGUNGJAWAB SERTA PERATURAN PENOLONG PEGAWAI TADBIR

a) Encik Razi adalah seorang Penolong Pegawai Tadbir yang dipertanggjawabkan mengawal keselamatan kunci-kunci keselamatan di jabatannya. Apakah tugas dan tanggungjawab serta peraturan-peraturan yang perlu dipatuhi oleh Encik Razi dalam menguruskan kunci-kunci tersebut.

Pengenalan

Sistem pengurusan dalam sesebuah jabatan sangat penting untuk menjamin kelancaran sesebuah organisasi. Ketua Jabatan memainkan peranan penting dan bertanggungjawab sepenuhnya mengenai keselamatan di dalam jabatannya. Setiap pegawai yang telah dilantik mempunyai bidang tugas yang tersendiri mengikut prospek tugas masing-masing. Pegawai yang telah dilantik mesti memastikan setiap tugas yang perlu dilakukannya berjalan dengan lancar tidak kira mengikut hari, minggu mahupun bulan. Salah satu bidang tugas yang wajib ada dalam sesebuah organisasi ialah bidang tugas sebagai seorang Penolong Pegawai Tadbir.

Encik Razi merupakan seorang Penolong Pegawai Tadbir di jabatannya. Sebagai seorang Penolong Pegawai Tadbir yang telah dilantik, beliau mempunyai tugas-tugas yang tersendiri bagi melancarkan sesuatu urusan. Sebagai seorang penolong pegawai tadbir di sesebuah organisasi atau jabatan seseorang itu perlulah memiliki sikap integriti yang tinggi dalam melaksanakan sebarang tugas dan tanggungjawab agar dihormati oleh semua pihak yang terlibat samada secara langsung mahupun tidak langsung. Integriti sebenarnya merangkumi sifat-sifat amanah, bersih dan cekap dalam melakukan dan melaksanakan tugas dan tanggungjawab dengan baik. Seorang Penolong Pegawai Tadbir juga perlu bijak dalam menghadapi sebarang masalah dengan penuh berhemah dan teliti agar tidak berlaku dan menjejaskan aktiviti atau perancangan di sesebuah jabatan.  Terdapat pelbagai tugas Penolong Pegawai Tadbir, antaranya ialah seperti menjaga kunci-kunci keselamatan di jabatannya serta mengawal mesin-mesin penyalin di bahagian yang menguruskan dokumen terperingkat supaya sentiasa berada dalam keadaan baik dan selamat. Oleh hal yang demikian, seorang Penolong Pegawai Tadbir yang telah dilantik hendaklah bertanggungjawab atas tugas yang telah diamanahkan kepadanya.

Tugas Seorang Penolong Pegawai Tadbir

Secara umumnya, terdapat banyak bidang tugas bagi seorang yang bergelar Penolong Pegawai Tadbir. Antaranya ialah seperti berikut ;

1)    Menjalankan tugas-tugas berhubung dengan urusan perkhidmatan , Pengurusan Pentadbiran Pejabat, Pengurusetiaan, Pengurusan Rekod, Pengurusan kewangan, Pengurusan Fail dan Penyediaan surat atau dokumen yang diperlukan.

2)    Namun skop dan bidang tugas yang dipertanggungjawabkan kepada Penolong Pegawai Tadbir yang berkhidmat di sekolah adalah pelbagai. Seorang pegawai bukan sahaja menjalankan tugasan seharian tetapi juga dikehendaki mewakili pihak pengurusan untuk memberi latihan dan menyampaikan taklimat dalam hal Perkhidmatan, Pentadbiran dan Pengurusan Kewangan kepada Penjawat-Penjawat Awam yang baru dilantik tanpa mengira gred dan jawatan.

3)    Selain itu, Penolong Pegawai Tadbir juga bertanggungjawab dalam menguruskan kunci-kunci keselamatan di sesebuah jabatannya.

Contoh carta organisasi untuk jabatan (sekolah) ada ditunjukkan di Lampiran A.

Penolong Pegawai Tadbir adalah merupakan aset terpenting untuk memastikan fungsi dan bidang tugas dapat dilaksanakan mengikut piawaian yang telah ditetapkan dengan sempurna. Mereka ini sebenarnya perlu sentiasa berada dalam keadaan peka dan responsif dalam konteks perlaksanaan tugas bagi menggerakkan dan memajukan sesebuah organisasi supaya lebih maju dan berdaya saing.

Peraturan Kunci Keselamatan

Garis Panduan dan Peraturan Kunci Keselamatan dikeluarkan adalah sebagai panduan bagi meningkatkan lagi kualiti keselamatan di sesebuah organisasi atau jabatan. Ketua Jabatan bertanggungjawab terhadap melaksanakan sistem pegawai keselamatan yang bertugas bagi menjamin tahap keselamatan termasuklah dalam menguruskan kunci-kunci keselamatan yang ada. Seperti yang sedia maklum, seorang Penolong Pegawai Tadbir telah diberi tanggungjawab dalam menguruskan kunci-kunci keselamatan. Pegawai berkenaan perlulah peka atas bidang tugas yang telah di amanahkannya.

Antara tugas dan tanggungjawab seorang Penolong Pegawai Tadbir yang dipertanggungjawab mengawal keselamatan kunci-kunci keselamatan di jabatannya adalah seperti berikut :

1)    Bertanggungjawab ke atas semua perkara berkaitan dengan kunci dan anak kunci termasuk kunci-kunci keselamatan iaitu kunci bilik fail, kunci kabinet, kunci peti besi dan sebagainya yang ada dalam simpanannya.

2)    Menyelenggarakan sebuah Buku Data kunci yang mengandungi senarai lengkap ke semua anak kunci yang digunakan serta mengemaskinikannya dan membuat audit ke atas kunci-kunci tersebut.

3)    Memastikan supaya anggota yang diamanahkan dengan kunci-kunci keselamatan bertanggungjawab sepenuhnya terhadap keselamatan kunci-kunci tersebut.

4)    Memastikan supaya anak kunci termasuk kunci-kunci pendua dilabel dan ditandakan dengan nama dan tempat di mana anak kunci itu akan digunakan. Hanya kod sahaja yang boleh digunakan untuk melabel anak kunci jika perlu.

5)    Memastikan supaya anak kunci termasuk kunci pendua di simpan di dalam peti keselamatan yang berkunci dan peti keselamatana tersebut hendaklah disimpan di dalam bilik anggota yang bertanggungjawab terhadap kunci-kunci tersebut.

6)    Buku pergerakan anak kunci hendaklah diwujudkan bagi merekodkan pergerakan anak kunci tersebut. Pergerakan kunci perlu di rekod dengan butiran seperti nama, waktu dan tandatangan anggota yang mengambil kunci tersebut.

7)    Memastikan supaya anak kunci pendua tambahan tidak sekali-kali boleh dibuat tanpa kebenaran.

8)    Memastikan supaya peti besi diselenggara dengan betul. Nombor kombinasi peti besi hendaklah ditukar setahun sekali atau apabila anggota yang mengetahui nombor kombinasi tersebut telah bertukar atau berhenti.

9)    Memastikan supaya setiap anggota yang bertukar atau berhenti menyerahkan balik kesemua anak kunci yang ada di dalam simpanannya.

10) Nombor tatakira hendaklah ditulis pada sekeping kertas dan dimasukkan ke dalam sampul surat yang dimeteri dan ditanda Rahsia Besar. Nama dan Jabatan pengguna serta tarikh kertas itu dimasukkan ke dalam sampul surat hendaklah ditulis di luar sampul surat tersebut dan dimasukkan ke dalam salinan sampul surat lagi. Nombor tatakira itu hendaklah dihantar kepada Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan untuk disimpan kecuali jika peraturan lain telah dibuat dengannya.

11) Setiap kakitangan yang bertanggungjawab memegang kunci-kunci bilik khas perlu mengetahui jenis-jenis peti keselamatan yang digunakan bagi penyimpanan barangan atau alatan dan suratan yang SULIT.

12) Kehilangan anak kunci keselamatan hendaklah dilaporkan segera kepada Pegawai Ketua Jabatan. Ketua Jabatan akan menyiasat kehilangan tersebut dan mengemukakan laporan kepada Pegawai dalam masa 24 jam.

13)  Sistem kunci induk atau kunci induk kecil boleh juga diwujudkan di Jabatan-jabatan yang tertentu.

Berikut merupakan beberapa jenis peti keselamatan yang kebiasaanya terdapat di mana-mana bahagian pengurusan di sesebuah jabatan. Antaranya ialah :

1)    Bilik kebal atau bilik kebal yang diubah suai

2)    Peti besi

3)    Kabinet keluli

4)    Almari keluli

5)    Peti yang dibuat bagi tujuan khas

6)    Peti atau beg berkunci

Terdapat beberapa kunci yang dipasang dengan nombor siri untuk tujuan keselamatan. Pegawai berkenaan yang telah diberi amanah hendaklah memastikan beberapa peraturan perlu di patuhi dalam menguruskan kunci-kunci yang mempunyai nombor keselamatan. Antaranya;

1)    Menukar nombor tiap-tiap setahun sekali atau orang mengetahui bertukar atau meninggalkan perkhidmatan atau disyaki nombornya telah dikompromi.

2)    Menulis nombor dalam sekeping kertas dan dimasukkan dalam sampul surat yang dimeteri dan ditandakan Rahsia Besar, nama dan jabatan pengguna serta tarikh kertas itu dimasukkan ke dalam sampul surat hendaklah ditulis diluar sampul surat tersebut dan dimasukkan ke dalam satu sampul surat lagi. Nombor tatakira itu hendaklah dihantar kepada KPKK untuk di simpan kecuali jika peraturan lain telah di buat.lain-lain rekod berkenaan nombor tatakira ini tidak sekali-kali boleh dibuat.

Penyimpanan Anak Kunci

a)    Pemegang anak kunci adalah sentiasa bertanggungjawab menyimpan anak kunci dengan selamat dan mengguna anak kunci tersebut dengan sepatutnya

b)    Pengawai yang didapati bersalah kerana cuai mengenai penyimpanan anak kunci boleh dikenakan tindakan tatatertib.

c)    Jika pemegang kunci tidak dapat menjalankan tugasnya, anak kunci hendaklah diambil alih oleh ketua jabatan semula.

Kehilangan Anak Kunci

Kehilangan anak kunci keselamatan hendaklah dilaporkan segera kepada Pegawai Keselamatan Jabatan atau Ketua Jabatan yang akan menyiasat dan mengemukakan laporannya kepada Pegawai Keselamatan Kerajaan dalam masa 24 jam. Pejabat atau peti keselamatan itu hendaklah dianggap sebagai tidak selamat selagi kuncinya tidak digantikan kecuali dalam keadaan yang tertentu sahaja apabila dibuktikan bahawa anak kunci yang hilang itu tidak mungkin jatuh ke tangan orang yang tidak dibenarkan. Jika anak kunci keselamatan terbukti hilang, Ketua Jabatan hendaklah menimbang sara atau tindakan tatatertib diambil atau penyiasatan di bawah Akta RahsiaRasmi 1972 patut dijalankan. Laporan kepada Balai Polis yang terdekat hendaklah dibuat sekiranya difikirkan sesuatu kesalahan jenayah telah berIaku.

Kesimpulannya, jika berlaku sebarang kehilangan anak kunci, pengawai berkenaan perlu mengambil langkah tersebut:-

1)    Perlu melapor segera kepada ketua Pengawai Jabatan (KPJ) atau ketua jabatan.

2)    Lapor kepada pegawai keselamatan kerajaan dalam tempoh 24 jam

3)    Laporan mengandungi pandangan atau tafsiran bahaya.

4)    Pejabat atau peti keselamatan itu hendaklah dianggap tidak selamat selagi kuncinya tidak digantikan kecuali dibuktikan anak yang kunci yang hilang itu tidak mungkin jatuh ketangan orang yang tidak dibenarkan.

5)    Jika anak kunci keselamatan terbukti hilang,ketua jabatan hendaklah menimbang sama ada atau tidak tindakan tatatertib diambil atau penyesiatan dibawah Akta Rahsia Rasmi 1972 patut dijalankan. Laporan kepada balai polis yang terdekat hendaklah dibuat sekiranya difikirkan sesuatu kesalahan jenayah telah berlaku.

Tannggungjawab Mengendali Kunci Keselamatan Peti Besi

1)    Setiap jabatan bertanggungjawab mempunyai peti besi yang boleh digunakan untuk menyimpan barangan berharga atau sulit.

2)    Peti besi perlu mempunyai dua kunci berasingan atau menggunakan satu kunci dan kunci berkombinasi.

3)    Setiap kunci dipegang oleh pegawai yang ditugaskan bertanggungjawab diberi kuasa cara bertulis oleh Ketua Jabatan. Pegawai-pegawai itu hendaklah dari masa ke semasa mengesahkan dan memperakui akan kunci yang dipegang dan kandungan peti besi itu.

Semakan Kandungan Peti Besi

Tugas lain yang perlu bagi pegawai-pegawai yang diamanahkan memegang kunci keselamatan ialah mesti membuat semakan secara berkala. Satu buku Daftar Kandungan dan Semakan Peti Besi perlu diwujudkan oleh ketua jabatan supaya dapat dikemaskinikan dari semasa ke semasa oleh pemegang anak kunci untuk tujuan semakan. Selain Buku Daftar dan Semakan Peti Besi itu diwujudkan, perlu juga disedikaan Buku Tunai dan Rekod,Cek-cek Kosong. Apabila semakan terhadap peti besi dilakukan, pegawai yang menyemak pula hendaklah merujuk kepada Buku Daftar itu. Setiap kali selepas semakan dilakukan oleh pegawai di jabatan, pemegang kunci bertanggungjwab untuk menyediakan senarai baru di helaian lain dalam Buku Daftar dan Semakan Peti Besi untuk tujuan kemaskini dan sebagai persediaan semakan akan datang.

Kunci Dan Peti Keselamatan Kunci

Pemilihan kunci dan kunci mangga termasuk kunci keselamatan yang bermutu terutamanya untuk pintu-pintu pejabat dalam kawasan terperingkat dan peti-peti keselamatan adalah amat mustahak. Tidak ada kunci yang tidak dapat dibuka jika masa dan keadaan mengizinkan tetapi kunci yang bermutu dapat menghalang akan melambatkan sebarang percubaan untuk membukanya. Kunci dan kunci mangga sekurang-kurangnya hendaklah daripada jenis 5 tuil yang diperbuat daripada keluli yang kuat dan tidak mudah dibuka dengan kekerasan dan dibakar. Rangka-rangka kunci juga hendaklah daripada buatan yang teguh. Rujukan kepada Pegawai Keselamatan Kerajaan hendaklah dibuat untuk  pemilihan kunci.

Peti Keselamatan

Peti keselamatan yang digunakan untuk menyimpan dokumen-dokumen dan bahan- bahan terperingkat sarna ada secara tetap dan sementara adalah terbahagi kepada enam jenis seperti berikut:

a)    bilik kebal alan bilik kebal yang diubahsuaikan.

b)    peti besi.

c)    kabinet keluli.

d)    almari keluli.

e)    peti yang dibuat bagi tujuan khas.

f)     peti dan beg berkunci.